Электронный документооборот в компании: хеджируем риски

Двадцать первый век — эра высоких технологий, и доступ к ИТ-ресурсам открыт не только крупным игрокам на рынке, но и начинающему предпринимателю. Многие говорят о том, что электронный документооборот с контрагентами — один из важнейших помощников бизнеса, едва ли не панацея от всех бед. Что нужно учитывать, внедряя СЭД, и какие острые углы придется обойти в погоне за цифровизацией? Об этом расскажем в новой статье

Совет № 1: не кладите все яйца в одну корзину. Открывайте сразу два, а лучше три счета в разных банках. Один из них должен быть в топовом крупном банке. Другой — в более мелком, но более лояльном. Третий счет можете открыть в том банке, который вам наиболее удобен, — возможно, у вас там счет физического лица, оформлен кредит, или просто офис банка находится близко к дому. Главное в данном случае — максимально диверсифицировать свои риски.

Совет № 2: ищите индивидуальный подход. Вашему бизнесу пригодится лояльный банк. И это, по моему опыту, точно не будет банк из топ-10. Поэтому мой совет — с самого старта выстраивайте сотрудничество с каким-нибудь небольшим банком, который готов предоставлять вам льготные условия и индивидуальный подход.

Такой банк особенно пригодится, если у вас возникнет проблема с заградительными тарифами. Допустим, вы совершаете какую-то операцию с контрагентом, который может вызвать сомнения, или даже просто переводите большую сумму себе же на карту физлица. Такая трансакция может привлечь службу финмониторинга банка, он заморозит ваш счет и потребует бумажные свидетельства того, что сделка была честной и прозрачной. Если по какой-то причине доказать это не удастся, банк предложит вам забрать деньги со счета.

Но, во-первых, банк имеет право применить заградительный тариф — удержать комиссию до 15—20% от суммы на вашем счете. Во-вторых, один из возможных сценариев вывода денег со счета — уплата налогов, причем как за себя, так и за третьих лиц. При этом перевести деньги вы сможете только на бизнес-счет в другом банке. А когда вы попались на глаза финмониторингу, вас заносят в черный список — и открыть новый счет становится проблематично. Поэтому сразу открыть несколько счетов в разных банках — хорошая идея. Если же у вас есть «свой» лояльный банк, есть шанс, что вы сможете забрать свои средства с наименьшими потерями.

Совет № 3: не «ведитесь» на маркетинговые обещания. В бизнесе на обещания уповать вообще не стоит — лучше почитать отзывы. Часто бывает так, что обещанная в рекламе «плюшка» бесследно исчезает спустя пару месяцев после завершения кампании. Особенно этим грешат многие «модные» банки.

К тому же, когда у тебя нет своего менеджера или отделения банка, при любой неприятности ты оказываешься заложником системы. Знаете, сколько у меня перед Новым годом было запросов от клиентов с просьбой срочно «вытащить» деньги со счетов одного банка, который так много денег тратит на рекламу? Между прочим, как раз там заградительный тариф 20% — такое вот удобство для малого бизнеса. В тарифах эти условия часто не прописаны, но есть определенная практика, и опытные юристы и консультанты обычно в курсе нее. В различных обзорах и отзывах в Интернете люди об этом пишут.

Совет № 4: внимательно изучите условия обслуживания для ИП. Сейчас очень многие ведут бизнес в статусе ИП, но сами ИП — как красная тряпка для службы финмониторинга, потому что через счета индивидуальных предпринимателей любят «отмывать» деньги крупного бизнеса. Чтобы не навлечь на себя излишнее внимание контрольных органов и не оказаться посредником в сомнительных операциях, банки вводят ограничения на трансакции со счетов ИП, и их надо внимательно изучить перед подписанием договора.

Деньги со счета ИП не так-то просто вывести — как правило, сначала их нужно перечислить на личную карту и уже потом свободно распоряжаться. Условия вывода денег со счета ИП на счета физлиц — один из основных параметров, которые следует учитывать предпринимателю при выборе банка. При больших оборотах комиссия за вывод денег может достигать 10%, а это даже больше, чем базовая ставка налога на УСН «доходы».

Есть банковские продукты, которые позволяют снизить эти расходы. Например, в одном из банков есть возможность платить всего 1% с оборота, и все остальные трансакции можно осуществлять без комиссий.

Совет № 5: изучите новые условия работы для «самозанятых». Если вы просто работаете на себя и не нанимаете сотрудников, возможно, вам не нужно заморачиваться с ИП — можно просто быть самозанятым.

По сути, в законе нет такого понятия, как «самозанятые», есть «налог на профессиональный доход». У самозанятых есть определенные ограничения. Они не могут нанимать сотрудников, их доход по закону ограничен 2,4 млн рублей в год (ориентировочно 200 тыс. в месяц). Это влияет и на выбор банковских продуктов.

У многих кредитных организаций в мобильном банке есть возможность регистрации в качестве самозанятого. Плательщиком налога на профессиональный доход можно стать через официальное приложение ФНС «Мой налог», а затем указать банковский счет, с которого будут списываться налоговые платежи. При этом лучше иметь отдельный счет для своего профессионального дохода (и уведомить об этом банк), иначе налоги будут начисляться на все поступления на вашу карту (например, на переводы от родителей).

Идеального банка для бизнеса, несмотря на рекламные лозунги, просто не существует — этот выбор зависит от многих параметров вашего бизнеса. Я советую при выборе банка для РКО диверсифицировать риски, внимательно изучать информацию о тарифах банков и работать по-максимуму «в белую» — и тогда сотрудничество с банками не принесет вам лишних хлопот и убытков.

Что такое СЭД и зачем она нужна?

Если коротко, то система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое позволяет формировать электронный документ, сохранять его в системе и направлять его контрагентам, а также получать от них.
 
Частично бизнес-процессы автоматизированы в любой компании с помощью учетной системы бухгалтера, программы «1С». Но внедрение СЭД направлено на разрешение двух глобальных задач: оптимизация обмена всеми документами внутри компании (это актуально для более-менее крупных компаний) и оперативное взаимодействие с партнерами по бизнесу.

Как это работает?

Оба контрагента подключены к сети оператора электронного документооборота (ОЭД) и присоединены к регламенту обмена, а сам обмен электронными документами осуществляется внутри системы. Для того, чтобы подписывать электронные документы, каждый участник обмена должен купить сертификат электронной подписи.

Многие предприниматели считают, что цель не оправдывает средства, и просто занимаются пересылкой электронных документов по электронной почте. Но в таком случае важно и осознавать риски: система, которая бы фиксировала момент получения документа, отсутствует, факт передачи первички контрагенту в случае возникновения разногласий также доказать достаточно сложно. Более того, не каждый документ направишь по электронной почте: а что, если он содержит коммерческую тайну? Вверять защиту такой информации Google или Mail.ru не стоит.

Что выиграет бизнес от внедрения ЭДО?

К числу очевидных «плюсов» можно отнести снижение затрат времени и денег на ведение бумажного документооборота: направить контрагенту документ и получить назад уже подписанный можно в течение дня, без каких-либо задержек. Да и сами работники не будут столько времени тратить на создание бумажного документа, ведение архивов. С обеспечением сохранности документа в целом все становится гораздо проще: он никуда не исчезнет из системы до тех пор, пока не истекут заранее заданные сроки хранения, соответствующие законодательству.
 
Говоря о преимуществах ЭДО, все всегда делают упор только на оптимизацию бизнес-процессов и забывают, что в российском бизнесе есть третья важная сторона — государство. Налоговые органы поддерживают взаимодействие между контрагентами с помощью СЭД. Сейчас практически все документы (декларации, книги покупок и продаж, счета-фактуры) передаются компаниями в налоговую в электронном виде по ТКС. Более того, использование компанией ЭДО, по мнению налоговиков, — свидетельство чистоты и прозрачности бизнеса. Ведь электронную систему обмануть гораздо сложнее, чем отправить в шредер пару лишних бумажек или пририсовать пару циферок.

Подводные камни внедрения ЭДО в компании

С первыми проблемами компания начинает сталкиваться еще на этапе принятия решения о том, чтобы перейти на автоматизацию документооборота. Поэтому, если вы решились на это, то очень важно на подготовительном этапе:

  • Разработать план поэтапного, но быстрого исключения бумажного оборота. Дублирование в компании двух систем приведет к тому, что сотрудники будут выполнять двойную работу, и вместо ускорения бизнес-процессов, эффект будет обратным;
  • Провести обучающие семинары с сотрудниками, желательно с участием руководства компании. Это важно, потому что работник должен не только понимать, как работает новая система, но и быть мотивированным на ее использование. Кстати, именно поэтому стоит выбирать максимально простые в использовании системы, проверенные вашими клиентами/партнерами;
  • Быть готовым к затратам. Не бывает системы, которая будет работать как часы, начиная с первого дня использования. Всегда найдутся мелочи, которые нужно исправлять и докручивать. Обкатка системы тоже требует вложений, но впоследствии окупается эффективными результатами;
  • Проработать вопрос перехода на ЭДО с контрагентами. Нельзя забывать о том, что обмен электронными документами с контрагентом возможен, только если он подключен к той же системе. Поэтому нужно выяснить, какая система используется большинством контрагентов. Если контрагент не использует ЭДО, то нужно понимать степень готовности и провести работу по его переходу на автоматизацию. К слову, операторы оказывают в этом активное содействие и готовы предложить выгодные условия при подключении к системе сразу нескольких компаний.

После внедрения СЭД нужно учитывать следующие моменты:

  • Максимальный срок действия сертификата электронной подписи составляет 1 год. Поэтому нужно следить за сроком действия как своего сертификата, так и контрагента, чтобы избежать проблем с налоговой;
  • В договорах с контрагентами должно быть предусмотрено, что обмен документами осуществляется в электронном виде с помощью СЭД. Такая оговорка может быть включена в договор, либо с постоянным контрагентом может быть заключено соглашение об обмене документами и информацией в электронном виде в конкретной СЭД на основе регламента;
  • Необходимо разработать обязательные для исполнения акты по использованию СЭД внутри компании. Это ускорит процесс перехода на ЭДО, потому что новая система станет для работников обязательной и будет препятствовать работе по старой «бумажной» схеме.

НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА

Понятным языком расскажу о важных новостях из мира финансов и объясню, что это всё значит для вашей компании — без всяких сложностей и воды.

НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА

Понятным языком расскажу о важных новостях из мира финансов и объясню, что это всё значит для вашей компании — без всяких сложностей и воды
  • эксперт по корпоративным финансам
  • аудитор
  • предприниматель
© Наталья Ненашева, 2019 | K&S
Связь со мной:
Top